Comment et quand s’enregistrement sur Datadock ? Qui peut m’aider ? Quels organismes de formation sont concernés ? Toutes les réponses sont sur cette page et bien plus encore. Si vous avez une question supplémentaire n’hésitez pas à la poser en commentaire.
1. Qu’est ce que “Datadock” ?
Le Datadock est présenté comme un outil de simplification administrative. C’est une base de données qui référence les organismes de formation. Elle permet aux financeurs de la formation professionnelle (OPCA) de vérifier si les organismes de formation sont en conformité avec les six critères de qualité imposés par le décret du 30 juin 2015 (code du travail). Cet outil sera mis en vigueur le 1er janvier 2017.
Datadock se présentera sous forme de site internet www.data-dock.fr et comportera :
- des rappels de loi
- des précisions sur la procédure de référencement
- une vidéo d’explication du système
- un FAQ
2. Enregistrement, référencement, comment ça marche ?
Chaque organisme de formation aura la possibilité de s’enregistrer en apportant les preuves qu’il respecte les critères de qualité des actions de formation, ce qui atteste de sa conformité.
Par la suite, les financeurs devront référencer les organismes de formation avec lesquels ils travaillent afin d’apporter aux organismes la garantie d’être éligibles aux financements. Chaque financeur peut alors décider de référencer ces organismes de formation pour les faire apparaître dans son catalogue de référence.
Les organismes de formation accéderont grâce à leur numéro d’activité au portail d’authentification. L’enregistrement n’est pas conditionné à une période de validité, mais chaque prestataire s’engage à mettre à jour ses données en fonction de tous les changements qui pourraient intéresser cet enregistrement. L’enregistrement d’un OF est pérenne et ne peut être remis en cause que par un contrôle ou une alerte remontée par un financeur ou par le CNEFOP.
Par interfaçage avec la base « Pactole » de la DGEFP qui référence tous les organismes de formation et leurs informations administratives respectives, chaque organisme se connectera à son espace personnel accessible avec son numéro de déclaration d’activité et mot de passe à créer via un lien valide pendant 72h.
A partir de cette vérification, l’organisme saisira les éléments utiles et téléchargera son certificat de démarche qualité reconnue par le CNEFOP ou en son absence, les éléments de preuve pour chacun des 21 critères.
A l’issue de la saisie, le dossier est examiné avec 2 issues :
- Tous les éléments de saisie (voire éléments de preuve pour les ‘non labellisés’) sont corrects : le statut devient « Examiné » et l’organisme devient « Référençable ».
A noter que tous les organismes ne sont pas forcément concernés par les 21 indicateurs et peuvent indiquer la mention «non concerné» par l’indicateur. - Absence d’un élément de saisie (voire de preuve) : le statut devient « Invalide » et l’organisme est qualifié « Non référençable ».
Dès lors que l’OF est ‘référençable’, chaque financeur pourra le retenir sur sa propre liste de prestataires référencés au regard de ses éventuelles spécificités (ex : réglementations métiers). En d‘autres termes, chaque financeur s’appuiera sur la base de données ‘Datadock’ pour établir sa propre liste de référencement selon ses éventuels critères supplémentaires.
3. Mise en place d’une période de transition
Les OPCA ont décidé de mettre en place une période de transition de six mois, afin d’éviter l’encombrement du dispositif. Les organismes de formation auront donc jusqu’au 30 juin 2017 pour s’enregistrer dans Datadock.
Durant cette période de transition, les financeurs prendront en charge les actions de formation même si les prestataires ne sont pas encore enregistrés. Toutefois, il sera impératif de s’enregistrer avant le 30 juin 2017, ces derniers seront fortement invités à s’enregistrer dans les meilleurs délais possible.
4. Une aide est-elle mise à disposition ?
Une hotline sera en effet mise en place, en début d’année 2017, afin de répondre aux éventuelles questions des organismes de formation. Elle sera gérée par ATOS, prestataire qui a développé le site.
5. Existe-t-il une procédure simplifiée pour les labellisés ?
Une procédure est en effet mise en place pour les organismes titulaires du label identifiés par le CNEFOP.
6. Comment la procédure simplifiée fonctionne-t-elle ?
Les organismes titulaires du label devront seulement répondre aux questions relatives aux 21 indicateurs et télécharger la preuve qu’ils détiennent bien le label qu’ils déclarent détenir.
Le CNEFOP a déjà contacté les organismes labellisés pour les informer de l’existence de cette procédure avantageuse pour eux. Ces organismes n’ont pas besoin de s’inscrire de suite sur le Datadock, mais il va leur être recommandé de s’enregistrer dans la mesure où les financeurs utilisent cette base de données pour établir leur catalogue de référencement.
7. Des contrôles seront-ils mis en place ?
Plusieurs types de contrôles vont être mise en place. Tout d’abord, un contrôle de conformité des éléments enregistrés dans la base de données. Ensuite, des contrôles seront opérés sur le respect des engagements de qualité pris par les organismes de formation. Ces derniers pourront aider à cibler d’éventuels dysfonctionnements.
Dans le prolongement de ces étapes d’enregistrement par les organismes et de référencement par les financeurs, plusieurs modalités de contrôles sont envisagées :
- “Contrôles de conformité” des éléments enregistrés dans la base de données. Tous les dossiers seront contrôlés par un financeur membre du GIE ‘ Datadock’ (cahier des charges de contrôle à venir) ;
- Contrôles de “service fait” déjà opérés par les financeurs qui permettront également de mettre en évidence d’éventuels problèmes et accompagner les organismes vers une démarche qualité.
8. Quels organismes de formation sont concernés ?
Tous les organismes de formation sont concernés, afin d’assurer une équité de traitement. Les accords de partenariat antérieurs qu’ils auraient pu passer avec des financeurs ne suffiront pas à justifier de la qualité de leurs prestations, et ne les inscrivent pas automatiquement dans le catalogue de référencement. Les organismes de formation qui bénéficient d’un label certifié par le CNEFOP sont également concernés, même s’ils suivent une procédure simplifiée et très allégée.