L’entretien professionnel obligatoire est une pratique de gestion des ressources humaines qui vise à favoriser le développement des compétences et des carrières des salariés. Mis en place en 2014 en France, il est devenu une obligation légale pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés.
Cette pratique permet de renforcer le dialogue social entre employeurs et salariés, de mieux identifier les besoins en formation et de favoriser la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Dans cet article, nous allons examiner les enjeux et les avantages de l’entretien professionnel obligatoire, ainsi que les bonnes pratiques à mettre en place pour le réussir.
La loi sur la réforme de la formation professionnelle du 5 Mars 2014 a instauré l’entretien professionnel obligatoire pour toutes les entreprises… le 1er entretien devant avoir lieu avant le 7 mars 2016 ! Zoom sur les points clés à retenir pour mener au mieux cet entretien.
Un entretien professionnel obligatoire, pour qui ?
L’entretien professionnel obligatoire est un rendez-vous individuel entre le salarié et son employeur. Il a été instauré par la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale.
L’objectif de cet entretien pour tous les salariés est de permettre au salarié de faire le point sur ses compétences, ses formations, ses perspectives d’évolution professionnelle et de définir un plan d’actions visant à développer ses compétences et sa carrière au sein de l’entreprise.
L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans, sauf en cas de congé maternité, congé parental d’éducation, congé de proche aidant, congé sabbatique ou encore en cas d’absence prolongée pour maladie ou accident.
Il est important de noter que l’entretien professionnel obligatoire ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel d’évaluation. En effet, l’entretien annuel d’évaluation a une finalité différente et doit être distingué de l’entretien professionnel.
Enfin, il est souligné que l’employeur a une obligation d’information à l’égard du salarié dès son embauche sur la tenue de l’entretien professionnel et de son caractère obligatoire.
Qui mène l’entretien professionnel obligatoire ?
La Loi est muette concernant les protagonistes qui doivent mener l’entretien professionnel. Si le RH semble légitime dans cet échange, l’entretien peut être également mené par un manager, un chef d’équipe ou un consultant extérieur en fonction de la taille de l’entreprise et de la politique RH mise en place par l’employeur.
Il convient également de préciser que la Loi est muette concernant les protagonistes qui doivent mener l’entretien professionnel. Ainsi, bien que le service des ressources humaines semble légitime dans cet échange, l’entretien peut être également mené par un manager, un chef d’équipe ou même un consultant extérieur en fonction de la taille de l’entreprise et de la politique RH mise en place par l’employeur. Il est donc important que l’entreprise définisse clairement les acteurs impliqués dans la mise en place de ces entretiens professionnels obligatoires.
Tous les 2 ans… mais pas seulement !
L’employeur est tenu d’organiser un entretien professionnel obligatoire tous les 2 ans. Il doit également le mettre en place après chaque période d’absence de longue durée : congé parental d’éducation, congé maternité ou d’adoption, arrêt longue maladie, etc.
Tous les 6 ans : un bilan à réaliser
Tous les 6 ans, l’entretien professionnel fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié qui donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié.
Il permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels et d’apprécier s’il a pu mener au moins 2 des 3 actions suivantes :
– suivi au moins une action de formation ;
– acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience ;
– bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle (augmentation individuelle, responsabilités, etc.).
Comment définir le planning des entretiens professionnels ?
Plutôt que d’organiser les entretiens tous les 2 ans aux dates d’anniversaire d’embauche, le plus simple à mettre en place est de prévoir chaque année une période d’un mois durant laquelle, les entretiens auront lieu. La périodicité obligatoire sera ainsi respectée, et les salariés auront un repère fixe et commun à tous en terme de planning.
A noter : pour éviter toute confusion, il est préférable de choisir une période différente pour les entretiens d’évaluation.
La finalité de l’entretien ? un temps de dialogue !
La finalité de l’entretien professionnel est d’échanger sur la situation professionnelle du salarié pour envisager des perspectives d’évolution professionnelle.
Cet entretien est un lieu de discussion. Le salarié évoque ses aspirations en matière d’évolution professionnelle. Le manager va ainsi identifier les souhaits du salarié, et pouvoir évoquer avec lui les projets et l’avenir de l’entreprise. Il s’agit, en effet, de confronter le projet du salarié avec le plan de développement des compétences dont l’entreprise a ou aura besoin.
Le contenu de l’entretien : discuter et non évaluer
Les entreprises doivent faire preuve de pédagogie et d’information pour permettre à chaque salarié de faire la distinction entre :
– d’une part l’entretien professionnel obligatoire, propice à l’échange sur sa situation professionnelle et ses aspirations ;
– et d’autre part, l’entretien d’évaluation permettant d’évaluer l’atteinte des objectifs de l’année écoulée et de fixer les objectifs de l’année à venir.
Les thèmes à aborder peuvent être le parcours professionnel du salarié (formation, expériences professionnelles précédentes, etc.), son poste de travail (sans entrer dans l’évaluation de son travail), ses aspiration en termes d’évolution, ses besoins de formation, les projets de l’entreprise, l’évolution des métiers de l’entreprise, des pistes d’action et leur faisabilité en interne, etc.
Certains OPCA (ex. : constructys, Opcalia, Actalians) proposent des supports d’entretien professionnel pour faciliter l’échange à mener en face à face.
Le contenu de l’entretien, un outil au service de la GPEC
Si l’employeur a l’obligation de donner à chaque salarié un compte-rendu écrit de l’entretien professionnel, il a aussi tout intérêt à valoriser les informations récoltées au fil des entretiens de l’entreprise pour sa GPEC, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
Anticiper les évolutions de carrière, avoir une connaissance pointue des compétences de chacun, concevoir un plan de formation en adéquation avec les besoins de l’entreprise et les aspirations d’évolution et de mobilité des salariés… les entretiens obligatoires sont une mine d’information à exploiter par chaque employeur pour faire évoluer ses salariés et booster la performance de l’entreprise.
Quelles sanctions en cas d’absence d’entretien professionnel ?
Une sanction est prévue dans les entreprises de plus de 50 salariés, lorsqu’au cours des 6 dernières années, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus, son compte personnel de formation (CPF) sera crédité à hauteur de 100 heures s’il travaille à temps plein ou 130 heures s’il travaille à temps partiel.
L’employeur devra verser à son OPCA une somme de 3 000 euros pour un temps plein et de 3 900 euros pour un salarié à temps partiel. A défaut ou en cas de versement insuffisant, après mise en demeure, il devra verser le double de l’insuffisance constatée au Trésor public.
Vidéo : l’entretien professionnel vu par un manager
