Afin de mettre en avant le dynamisme de Pôle emploi, vous informer de la numérisation de l’AIF, vous parler de KAIROS et de la politique de qualité pour les formations Pôle emploi, nous avons souhaité vous présenter Audrey Pérocheau et publier cet interview.
Mme Pérocheau est Cadre dirigeant au sein de la direction générale de Pôle emploi. Elle est en charge de l’offre de formation de Pôle emploi aux demandeurs d’emploi.
CPFormation : Pôle emploi a une très riche activité en ce qui concerne la formation. Pourriez-vous nous en donner les grandes lignes et les projets en cours ?
L’année 2016 a été, bien sûr, fortement structurée par la mise en œuvre du plan 500 000 formations supplémentaires pour les personnes en recherche d’emploi. En parallèle, l’équipe que je conduis a mené des travaux en mode agile pour améliorer et simplifier l’accès des demandeurs à la formation et réduire la charge administrative liée au montage des dossiers entre les organismes de formation et Pôle emploi.
Nous avons de nombreux projets en cours pour accompagner ce secteur qui évolue fortement, mais je crois pouvoir afficher quelques premières réussites pour Pôle emploi :
- meilleure information sur l’offre des formations disponibles, en collaboration avec les carif-oref : après la mise en ligne de “la bonne formation”, nous avons la satisfaction de comptabiliser plus de 1 million de recherches formation sur le nouveau service « trouver ma formation » de pole-emploi.fr ;
- simplification de la prise de contact entre le demandeur d’emploi et l’organisme de formation : dès qu’un organisme de formation indique les dates de ses réunions d’information (collective ou individuelle), au carif-oref ou dans son extranet Pôle emploi dédié (KAIROS), le demandeur d’emploi peut directement s’y inscrire et son conseiller est informé de sa démarche ;
- dématérialisation des démarches que les organismes de formation doivent effectuer pour informer Pôle emploi de l’inscription puis l’entrée d’un demandeur d’emploi en formation : le nombre des organismes connectés a doublé depuis mi 2016 et à aujourd’hui, plus d’1/3 des attestations d’entrée en stage sont réalisées dans Kairos, pour des formations financées par Pôle emploi ou par les régions.
CPFormation : Une question que se posent tous les organismes de formations : comment allez-vous mettre en place le décret qualité chez Pole emploi ?
Nous avons déjà commencé à répondre aux attentes du décret, en publiant une première édition du catalogue Qualité de Pôle emploi le 25 janvier 2017.
La politique qualité de Pôle emploi est précisée dans l’instruction publiée au bulletin officiel de Pôle emploi le 19 avril dernier, accessible sur www.pole-emploi.fr et qui entre en vigueur le 9 mai prochain.
L’approche qualité de Pôle emploi est simple et conforme à la définition habituelle du cercle vertueux de la qualité ! « Dire ce que l’on va faire, le faire et le faire savoir
L’approche qualité de Pôle emploi est simple et conforme à la définition habituelle du cercle vertueux de la qualité ! « Dire ce que l’on va faire (vérification de la conformité a priori aux critères du décret), le faire (contrôles sur pièces et sur place lors de formations et de manière aléatoire) et le faire savoir (publication au catalogue Pôle emploi ou dans la liste des attestations de conformité).
En quelques mots, nous avons recherché le pragmatisme pour garantir aux demandeurs d’emploi la qualité des actions de formation que nous finançons, sans allonger le délai actuellement rapide de réponse des conseillers, en particulier lors des demandeurs d’aide individuelle à la formation. Pour ce faire, nous nous appuyons bien entendu sur notre catalogue Qualité, mais également sur les tiers de confiance que sont les autres financeurs concernés par le décret, ou la liste des certificats et labels reconnus par le CREFOP.
La date importante à retenir est donc le 9 mai pour les organismes de formation qui souhaitent présenter des devis de demandes de formation pour les AIF ou les POEI.
A compter de cette date en effet, les conseillers pourront analyser les devis de demande d’AIF/POEI uniquement si l’organisme de formation répond à l’une des 4 situations suivantes :
- il est référencé au catalogue Pôle emploi ;
- il est référencé dans le catalogue d’au moins un des autres financeurs concernés par le décret ;
- il est détenteur d’un label ou certificat reconnu par le CNEFOP;
- le cas échéant, il a demandé et reçu une attestation de conformité de Pôle emploi
Pour demander l’attestation de conformité Pôle emploi, l’organisme de formation concerné trouvera le formulaire à remplir sur www.pole-emploi.fr, dans la page du catalogue. Ce formulaire reprend 17 des indicateurs identifiés par le COPANEF et les OPCA.
Dernière étape de la garantie qualité, les contrôles sur pièces et sur place, que nous renforçons significativement, là encore sur la base des indicateurs élaborés par le COPANEF et les OPCA.
CPFormation : Les organismes que vous avez financés seront-ils ensuite référencés dans le catalogue qualité de Pôle emploi ?
L’intégration d’un organisme au catalogue Qualité de Pôle emploi est un acte important et engageant, car nous avons une responsabilité majeure de transparence et de réassurance tant vis-à-vis des demandeurs d’emploi, que des financeurs institutionnels qui délèguent tout ou partie de leur budget formation à Pôle emploi.
C’est également un acte responsabilisant pour l’organisme : il lui incombe de confirmer et maintenir l’annonce publique de sa capacité à délivrer des formations de qualité. Pour ces raisons, Pôle emploi intègre à son catalogue les organismes qu’il connaît bien et qu’il a vu fonctionner avec de nombreux demandeurs d’emploi.
Ainsi, les organismes financés l’année en cours et l’année précédente peuvent être intégrés au catalogue Qualité de Pôle emploi s’ils sont attributaires de nos marchés, ou s’ils disposent d’un certificat ou d’un label CNEFOP ou s’ils ont eu au moins 10 répondants à nos enquêtes de satisfaction pour ceux financés uniquement par les AIF/POEI. La condition sine qua non pour être au catalogue est bien entendu que l’organisme n’ait pas de défaillance qualité constatée au moment des actualisations trimestrielles du catalogue, en particulier pas de mise en demeure. Je vous invite à visualiser les schémas que nous avons intégrés dans l’instruction du 19 avril.
Par ailleurs vous l’avez compris, il n’est pas nécessaire d’être au catalogue Qualité de Pôle emploi pour obtenir le financement d’une AIF ou une POEI.
CPFormation : C’est donc très rassurant pour le marché, merci ! Comme les OPCA, êtes-vous soumis à des obligations de contrôle des organismes de formations ?
La qualité, c’est dire ce que l’on va faire de bien ; puis le faire. Il est donc naturel que le prestataire de services le montre au donneur d’ordre et aux stagiaires. Cela passe tout simplement par des visites, des contrôles sur pièces et sur places, des enquêtes de satisfaction. Le décret n’en donne pas expressément le devoir à Pôle emploi, mais nous nous donnons à nous-mêmes cette obligation.
Les équipes régionales procédaient déjà à des contrôles dont le résultat est plutôt rassurant, car les organismes lourdement sanctionnés dans une année se comptent sur le doigt d’une main.
Avec le plan 500 000 formations de 2016, nous avons également intensifié les enquêtes de satisfaction : désormais, chaque demandeur sortant de formation est interrogé, quel que soit d’ailleurs le financeur de la formation. Ces informations prennent une place croissante dans notre analyse et nous envisageons de les prendre en compte dans un prochain appel d’offres.
CPFormation : Parlez-nous de votre vision de Kairos. Ou en sommes-nous et vers quoi va-t-on ?
KAIROS est l’extranet dédié que Pôle emploi met à disposition des organismes de formation pour passer d’une relation papier à une relation dématérialisée et moins administrative. L’objectif de Pôle emploi est de construire une relation constructive avec les organismes de formation : collecter en temps réel les données que les organismes de formation sont tenus de communiquer à Pôle emploi comme opérateur de la gestion de la liste des demandeurs d’emploi (article L 6121-5 du Code du travail) et alléger la charge opérationnelle de ces échanges pour les organismes.
Une attestation d’inscription en stage dans Kairos, c’est un clic … contre 2 feuillets papier à remplir avant Kairos.
Fin 2017, les organismes de formation trouveront dans KAIROS une nouvelle fonctionnalité : la gestion de l’assiduité.
Nous souhaitons encore aller plus loin, car Pôle emploi a le même souci d’efficience pour les organismes de formation que pour son fonctionnement propre : réduire la charge administrative pour consacrer plus de temps sur le cœur de la valeur-ajoutée, dans la relation avec le demandeur d’emploi. Avec une dizaine d’organismes de formation informatisés, nous allons tester d’ici quelques mois une API (un flux informatique). Elle leur permettra de nous communiquer des informations sans devoir les saisir manuellement dans KAIROS.
KAIROS est connecté avec le catalogue des offres de formation disponibles mis en ligne sur pole-emploi.fr depuis le 20 mars, et ça, ça change aussi pas mal de choses. Les organismes de formation ont ainsi intérêt à utiliser KAIROS en complément de leurs échanges avec leur carif, par exemple pour ajouter ou modifier des dates de réunion d’information. Dès qu’une date de réunion est mentionnée, le demandeur d’emploi peut directement réserver une place : quelle simplicité pour lui ! c’est aussi un gain d’image pour l’organisme de formation. 1 000 demandeurs d’emploi l’ont déjà fait directement sur pole-emploi.fr au mois d’avril.
Dans peu de temps, KAIROS permettra également de dématérialiser la demande de formation individuelle, dites-nous en plus.
Plus de doute à avoir : l’avenir passe par KAIROS ! Début 2018 en effet, tout devis de demande d’AIF se fera obligatoirement dans KAIROS.
Dès cet été, nous démarrons un pilote dans 3 régions qui permettra aux organismes de formation de déposer directement dans KAIROS les devis AIF pour lesquels ils solliciteront une prise en charge. Le devis sera partagé avec le demandeur d’emploi (notamment pour son consentement CPF) puis analysé par le conseiller, selon le processus classique.
La dématérialisation de l’AIF dans KAIROS va aussi simplifier la vérification du contrôle de conformité a priori aux critères du décret Qualité. L’organisme de formation n’aura plus besoin de nous communiquer une information que nous avons déjà et les contrôles de cohérence seront réalisés avant que le devis arrive sur l’écran du conseiller pour analyse.
CPFormation : Autre bonne nouvelle pour les acteurs de la formation, stagiaires comme OF, Pôle emploi a demandé à ses conseillers d’arrêter d’obliger les stagiaires à faire plusieurs devis. Est-ce que cette nouvelle pratique a été mise en place ?
La pratique est installée et conforte ce que passait dans plusieurs directions régionales. Pôle emploi dispose désormais d’une banque de données internes sur les coûts moyens de formations par territoire, ce qui permet aux conseillers d’évaluer le devis sans nécessité d’en comparer plusieurs.
Il est possible ici ou là que deux devis soient encore nécessaires, en particulier pour des formations peu achetées par Pôle emploi. Ils permettent au conseiller comparer les formations et surtout les coûts.
Il est de l’intérêt du secteur de la formation continue, de sa crédibilité, d’apporter le maximum de transparence sur les coûts pratiqués aux donneurs d’ordre et aux financeurs institutionnels. Le décret fait d’ailleurs obligation au financeur de vérifier l’adéquation du coût avec les modalités pédagogiques et les pratiques des autres organismes.
CPFormation : Un dernier message à faire passer à nos lecteurs ?
Le développement des compétences et la formation sont au cœur des enjeux d’aujourd’hui et de demain, c’est une très bonne nouvelle pour les organismes de formation ! La responsabilité de chacun est lourde pour utiliser au mieux les fonds publics et contribuer activement à la lutte contre le chômage.
Je vois trois enjeux particuliers dans la relation des organismes de formation avec Pôle emploi :
- respecter Pôle emploi « opérateur de la gestion de la liste » (et l’Etat à travers lui) en assurant sans délai la communication sur le statut du demandeur d’emploi quel que soit le commanditaire de la formation (imagine-t-on un organisme financé par une entreprise ne pas l’informer si le salarié est inscrit, entré en formation et présent ?!) ;
- aider Pôle emploi à connaître et valoriser les compétences et certifications acquises par le stagiaire à l’issue de sa formation : votre rôle est essentiel pour les demandeurs d’emploi les plus fragiles ;
- innover pour mieux adapter l’ingénierie pédagogique aux demandeurs d’emploi les plus éloignés de l’emploi et permettre à un maximum d’accéder à la formation grâce au formidable levier du blended et de la FOAD.