Référentiel national qualité : les critères de l’audit

Découvrez les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualité des organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences.

Début juillet 2019, un guide de lecture officiel vient d’être publié pour que chaque organisme de formation se saisisse des nouvelles formalités relatives au référentiel national de qualité. Chacun peut y découvrir les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualité des organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences, visés à l’article L. 6351-1 du Code du travail.

Pour chaque indicateur mentionné le référentiel indique :

• Le niveau attendu du prestataire pour valider l’indicateur,
• Des éléments de preuve,
• D’éventuelles précisions, notamment en fonction des catégories d’actions (formation, bilan de compétence, validation des acquis de l’expérience, apprentissage) ou concernant les nouveaux entrants (prestataires dont l’activité vient de démarrer).

L’audit des indicateurs du référentiel peut se faire par entretien et/ou revue documentaire et/ou observations de l’auditeur.

Référentiel certification qualité :

Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.

Niveau attendu :

• Donner une information accessible, exhaustive (c’est-à-dire sur l’intégralité des items mentionnés) datée et actualisée.
• Donner une information chiffrée sur le niveau de performance et d’accomplissement de la prestation.
• Donner au public une information accessible, exhaustive et actualisée lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle.

Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations.

Niveau attendu :

• Démontrer comment le besoin du bénéficiaire est analysé en fonction de la finalité de la prestation.
• Démontrer que les objectifs définis par le prestataire sont opérationnels et évaluables.
• Démontrer que les contenus et modalités de mise en œuvre des prestations sont adaptés aux objectifs définis en fonction des bénéficiaires.
• Démontrer l’adéquation du contenu aux compétences ciblées et aux épreuves d’évaluation de la certification lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle.
• Démontrer la mise en œuvre des procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation adaptée aux publics et modalités de formations.

Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.

Niveau attendu :

• Les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation sont formalisées et diffusées.
• La prestation est adaptée aux situations et profils des bénéficiaires : contenus (outils et méthodes), accompagnement, suivi (durées, emplois du temps, adaptation des rythmes).
• Démontrer qu’un processus d’évaluation existe, est formalisé et mis en œuvre. Il permet d’apprécier l’atteinte des objectifs.
• Démontrer que des mesures formalisées existent et sont mises en œuvre pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
• Démontrer qu’un processus formalisé d’articulation des apprentissages en centre et en entreprise est mis en œuvre pour les formations en apprentissage.
• Démontrer que l’accompagnement de l’apprenant est formalisé et mis en œuvre par la mise en place de projets spécifiques dans le cadre d’un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
• Démontrer que les apprentis sont informés des droits et devoirs des salariés /apprentis et sur les règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
• Le prestataire respecte les exigences formelles de l’autorité de certification lorsqu’il présente des candidats à la certification qu’il propose.

Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.

Niveau attendu :

• Démontrer que les locaux, les équipements, les moyens humains sont en adéquation avec la ou les prestation(s).
• Démontrer l’existence d’une coordination des fonctions nécessaires à la prestation (intervenants internes et/ou externes).
• Démontrer que les ressources pédagogiques existent, sont actualisées et disponibles et démontrer que des dispositions sont mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier.
• Le prestataire présente la liste des membres du conseil de perfectionnement, le dernier compte-rendu et/ou procès-verbal ; la liste des personnes dédiées à la mobilité (nationale et internationale) ; le nom et le contact du référent handicap.

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

Niveau attendu :

• Démontrer que les compétences requises pour réaliser les prestations ont été définies en amont et sont adaptées aux prestations. La maîtrise de ces compétences fait par ailleurs l’objet d’une évaluation par le prestataire.
• Démontrer l’existence d’un plan de développement des compétences pour l’ensemble de son personnel.

Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

Niveau attendu :

• Démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle, et son exploitation.
• Démontrer la mise en place d’une veille sur les thèmes de l’indicateur (compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention) et son impact éventuel sur les prestations.
• Démontrer la mise en place d’une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques, et son impact éventuel sur les prestations.
• Démontrer la mise en place d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap, mobilisable par les personnels et dans le cas d’accueil de personnes en situation de handicap, préciser les mesures spécifiques mises en œuvre.
• En cas de sous-traitance ou de portage salarial, démontrer les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au présent référentiel par le sous-traitant ou le salarié porté.
• Démontrer l’existence d’un réseau de partenaires socio-économiques mobilisé tout au long de la prestation lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail.
• Démontrer l’existence d’actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’études (CFA).

Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Niveau attendu :

• Démontrer la mise en place d’un système de collecte des appréciations (bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées) à une fréquence pertinente, incluant des dispositifs de relance et permettant une libre expression.
• Démontrer la mise en place de modalités de traitement des aléas, difficultés et réclamations.
• Démontrer la mise en place d’une démarche d’amélioration continue.