Pôle emploi procède à des contrôles et à des visites sur tous les dispositifs qu’il finance : achats sur marchés, AIF, POEI. Les contrôles a posteriori sont mis en œuvre pour les organismes de formation référencés au catalogue qualité de Pôle emploi.
Dans le cadre de ces contrôles, qui peuvent être réalisés sur pièce(s) ou sur place, l’organisme de formation donne l’accès par principe à ses locaux et fournit à Pôle emploi les justificatifs demandés. Comment cela se passe en pratique nous allons tenter de profiter de notre expertise pour vous relater les coulisses d’un contrôle Pôle emploi d’une entreprise de formation.
Les principes directeurs du contrôle a posteriori : Garantir la qualité des formations
En tant que financeur de formations au bénéfice des demandeurs d’emploi, l’opérateur de l’État est tenu de vérifier le respect par ses organismes prestataires des six critères “qualité” définis par le décret découlant de la loi du 5 mars 2014. Politique de qualité précisée dans une instruction en date du 19 avril 2017 :
La réalisation d’un contrôle a posteriori, qu’il soit sur pièce(s) ou sur place donne lieu à la réalisation d’un rapport dans lequel Pôle emploi se prononce sur
- les points contrôlés,
- les éventuelles sanctions,
- leur délai de mise en œuvre
- ainsi que le maintien ou non de l’organisme de formation dans le catalogue Pôle emploi.
Le contrôle est fondé sur le référentiel de contrôle a posteriori (Annexe 3) défini par Pôle emploi, basé sur les 21 indicateurs identifiés par le COPANEF (Annexe 1).
Éléments déclencheurs d’un contrôle a posteriori :
- la politique de contrôle qualité programmée chaque année, par la direction régionale, envers des organismes de formation présents au catalogue Pôle emploi, et élaborée sur la base de différents critères (exemple : nombre de stagiaires, taux de satisfaction des demandeurs d’emploi aux enquêtes de satisfaction de Pôle emploi, évolution du chiffre d’affaires avec Pôle emploi, déréférencement l’année précédente, etc.) ;
- les saisines issues des conseillers en agence ;
- les réclamations d’un ou plusieurs demandeurs d’emploi.
Les contrôles sur pièces
Un courriel est envoyé par la région à l’organisme de formation afin qu’il adresse à Pôle emploi la ou les pièce(s) nécessaire(s) à l’exécution du contrôle.
La réalisation de ces contrôles donne lieu à la production d’un rapport dans lequel Pôle emploi se prononce sur les points contrôlés, les éventuelles sanctions, leur délai de mise en œuvre ainsi que le maintien ou non de l’organisme de formation dans le catalogue Pôle emploi.
Les contrôles sur place
Le contrôle de l’organisme de formation peut se faire sur place. Un courriel est envoyé par la région à l’organisme de formation pour l’informer de ce contrôle.
Toutefois, Pôle emploi peut procéder à des contrôles inopinés lorsqu’il l’estime nécessaire, et en particulier à la suite d’une saisine issue d’un conseiller en agence et/ou de réclamations formulées par les demandeurs d’emploi.
Enfin, Pôle emploi peut venir observer l’animation de séquences de formation.
La réalisation de ces contrôles donne lieu à la production d’un rapport dans lequel Pôle emploi se prononce sur les points contrôlés, les éventuelles sanctions, leur délai de mise en œuvre ainsi que le maintien ou non de l’organisme de formation dans le catalogue Pôle emploi.
Quand et comment l’organismes de formation est t’elle prévenue du contrôle ?
L’entreprise de formation est prévenu du contrôle par courriel pour un contrôle qui à dans notre cas aura lieu un peu moins de 2 mois après la date de la réception de l’email. Attention l’email qui a été utilisé n’est pas l’email des personnes enregistrées sur Kairos ou les dirigeants de la sociétés mais l’email générique de contact.
Le contenu de l’email n’est pas adapté à la modalité pédagogique de l’organisme ainsi ne soyez pas surpris que l’on vous demande des attestations réglementaires concernant la sécurité des locaux et les exercices d’évacuation même si vous n’avez pas de locaux d’accueil de la clientèle.
A noter le responsable de la structure est la personne interviewé en priorité mais les autre personnes ne sont pas exclue.
Les types et la gestion des écarts de conformité
Les contrôles a posteriori et les rapports produits à la suite de ces contrôles, peuvent donner lieu à trois types d’écarts de conformité : point sensible, non-conformité mineure, non-conformité majeure.
Les demandes de mises en conformité sont adressées aux organismes de formation par courriel ou courrier recommandé avec accusé réception. Elles identifient clairement les manquements aux éléments de contrôle retenus par Pôle emploi ou aux législations en vigueur, le délai pour se mettre en conformité ainsi que les sanctions encourues.
Point sensible
Le point sensible est un manquement sur l’un des points de contrôle d’un ou plusieurs critères du référentiel de contrôle qualité de Pôle emploi, sans que ce manquement ne porte sur une disposition légale encadrant la sécurité des locaux et des matériels à disposition des stagiaires.
A l’issue du contrôle, et en cas de constat d’un point sensible, Pôle emploi adresse par courrier ou courriel à l’organisme de formation une demande de mise en conformité à l’organisme de formation sur le ou les écart(s) constaté(s). Les preuves d’action correctives doivent être communiquées à Pôle emploi dans un délai de deux mois.
Si, à l’expiration de ce délai, l’organisme n’a pas apporté la ou les preuve(s) de mise en conformité, Pôle emploi lui adresse, une mise en demeure de se mettre en conformité dans un délai d’un mois.
La mise en conformité est appréciée par Pôle emploi à l’issue d’un nouveau contrôle sur pièces réalisé au plus tard dans la semaine qui suit l’envoi des éléments par l’organisme de formation.
Au terme du délai d’un mois après la mise en demeure, l’organisme n’apporte pas la ou les preuve(s) demandée(s) ou que la mise en conformité n’est pas validée suite au contrôle, la sanction est la suspension du financement d’actions de formation, et, si l’organisme de formation est référencé au catalogue qualité de Pôle emploi, le déréférencement du catalogue.
L’organisme déréférencé suite à cette sanction en est informé par la direction régionale concernée, par courrier avec accusé réception, confirmé par courriel. Ce courriel porte l’indication du déréférencement et en précise le motif.
L’organisme de formation doit alors attendre deux mois supplémentaires pour adresser à Pôle emploi une nouvelle demande de contrôle qui permettra d’attester sa mise en conformité. En cas de résultat positif, il bénéficiera à nouveau de financements Pôle emploi et pourra être réinscrit au catalogue.
La non-conformité mineure
La non-conformité mineure est constituée d’un manquement (cf schéma 4.3.4) sur plusieurs points de contrôle d’un ou plusieurs critères du référentiel de contrôle qualité de Pôle emploi, sans que ces manquements ne couvrent l’intégralité d’un critère (pour les critères 1 à 4) ou qu’ils ne mettent en cause la sécurité des locaux et des matériels à disposition des stagiaires.
A l’issue du contrôle, et en cas de constat de non-conformité mineure, Pôle emploi adresse, par courrier ou courriel à l’organisme de formation, une mise en demeure de se mettre en conformité dans un délai d’un mois accompagné d’une demande détaillée de plan d’action que l’organisme doit mettre en place.
La mise en conformité est appréciée par Pôle emploi à l’issue d’un nouveau contrôle (sur pièces ou sur place) réalisé au plus tard dans la semaine qui suit l’envoi des éléments par l’organisme de formation.
Si, au terme du délai d’un mois après la mise en demeure, l’organisme n’apporte pas la ou les preuve(s) demandée(s) ou que la mise en conformité n’est pas validée suite au contrôle, la sanction est la suspension du financement d’actions de formation, et, si l’organisme de formation est référencé au catalogue qualité de Pôle emploi, le déréférencement du catalogue.
L’organisme déréférencé suite à cette sanction en est informé par la direction régionale concernée, par courrier avec accusé réception, confirmé par courriel. Ce courriel porte l’indication du déréférencement et en précise le motif.
L’organisme de formation doit alors attendre deux mois supplémentaires pour adresser à Pôle emploi une nouvelle demande de contrôle qui permettra d’attester sa mise en conformité. En cas de résultat positif, il bénéficiera à nouveau de financements Pôle emploi et pourra être réinscrit au catalogue.
La non-conformité majeure
La non-conformité majeure est constituée d’une défaillance de l’organisme de formation sur l’ensemble des points de contrôle d’un ou plusieurs critères du référentiel de contrôle qualité de Pôle emploi (pour les critères 1 à 4), ou par un manquement aux dispositions légales encadrant la sécurité des locaux et des matériels à disposition des stagiaires[8].
Elle entraîne :
- une suspension du financement d’actions de formation concomitante à la mise en demeure de l’organisme, et jusqu’à ce que la remise en conformité soit validée ;
- une suspension du référencement dans le catalogue qualité de Pôle emploi ;
- en outre, la sortie immédiate des stagiaires des locaux ou des salles dans le cas d’une non-conformité majeure risquant de porter atteinte à l’intégrité des personnes. Celle-ci est actée par un procès verbal établi par Pôle emploi et remis à l’organisme de formation à l’issue du contrôle. Une copie est également remise sur place ou adressée par courrier par Pôle emploi aux stagiaires concernés.
La mise en conformité est appréciée par Pôle emploi à l’issue d’un nouveau contrôle sur place réalisé dans les quinze jours ouvrés qui suivent le constat de non-conformité majeure.
Si la mise en conformité est validée, et dans le cas où les stagiaires auraient été sortis des locaux, les stagiaires peuvent réintégrer les locaux et la suspension du financement d’actions de formation avec l’organisme de formation prend fin.
Si la mise en conformité n‘a pas été validée à la suite de ce nouveau contrôle sur place, les sanctions perdurent pour une durée minimale de trois mois avant un prochain contrôle.
Les motifs pouvant donner lieu au déclenchement d’une procédure pour un point sensible, une non-conformité mineure ou une non-conformité majeure.
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