Application CPF : le parcours utilisateur

Le parcours utilisateur de l’ application CPF vient d’être publié sur le site de la Caisse des Dépôts. Il est aussi instructif que préoccupant. Voici donc ci-dessous les « scénarios d’usage » tel que le site de la Caisse des Dépôts les publie à ce jour. Qu’en pensez-vous ?

Application CPF, Quelles sont les spécificités des parcours d’inscription et d’achat ?

Suite aux questions posées par la Caisse des dépôts aux organismes de formations. les informations suivantes sont ressorties :

Les échanges préalables à l’inscription entre l’organisme de formation et l’usager sont quasi systématiques. Pour 71% des répondants, les échanges ont lieu lors d’un entretien individuel en face à face.

Le délai de réponse entre la demande d’inscription et la confirmation par le prestataire, varie de 1 à 5 jours, pour une majorité d’entre eux.

La signature électronique est peu plébiscitée (9%) sachant qu’elle est peu reconnue. Les attestations de présence sont transmises à 76% par courriel. Les grands organismes de formation utilisent pour 61% d’entre eux des plateformes d’échanges.

56% des répondants pratiquent un délai de rétractation inférieur ou égal à 10 jours.

Plus de la majorité des répondants n’appliquent pas de pénalité en cas d’annulation ou d’abandon.

32% des répondants ont au moins 50% de leur offre en entrée/sortie permanente et 37% ont au moins 50% de leur offre vendue au forfait.

Achat dématérialisé : quelle place pour le Compte personnel de formation ?

La Caisse des Dépôts a présenté lors de l’Université d’hiver de Centre Inffo le 31 janvier dernier, le parcours d’achat direct, tel qu’il sera mis en œuvre en novembre prochain sur l’appli et le portail.

L’usager aura accès à toute l’offre référencée par les organismes de formation et éligible au Compte personnel de formation ; il pourra mobiliser ses droits pour s’inscrire à une session de formation. S’il est demandeur d’emploi ou en situation de handicap accueilli en ESAT, il aura accès à une liste élargie incluant également les formations financées par les Régions, Pôle Emploi et l’Agefiph.

Il pourra effectuer des recherches éclairées et facilitées sur la plateforme référençant l’offre de formation grâce à un moteur de recherche qui assurera une parfaite mise en concurrence entre les offres des différents organismes de formation. Il pourra également filtrer les résultats pour affiner ses recherches à partir de critères comme les moyens pédagogiques, la distance géographique par rapport à son domicile ou son lieu de travail, l’accessibilité, etc. Dans le cas où l’usager aurait besoin de se faire conseiller pour définir son projet professionnel, il pourra, dès novembre 2019, être mis en relation avec un conseil en évolution professionnelle (CEP) tout au long du parcours.

En version cible, plusieurs services numériques lui seront proposés. Il aura également accès à des évaluations lui permettant de faire un choix plus éclairé.

Dès qu’il aura choisi la formation qui correspond à son projet professionnel, il sollicitera l’organisme de formation, prendra contact avec lui et lui enverra une demande d’inscription en ligne.

Pour que ses demandes d’inscription soient traitées rapidement, les organismes de formation devront lui apporter une réponse positive ou négative sous un délai fixé par les conditions générales d’utilisation (CGU).

À tout moment, l’usager pourra contacter l’organisme de formation par tous les vecteurs de communication à sa disposition (mail, téléphone, etc.).. Via la place de marché, l’organisme de formation restera informé des dossiers à instruire ; il vérifiera la disponibilité d’une session demandée et pourra établir avec l’usager son alignement avec les pré requis, le cas échéant.

L’usager devra à son tour confirmer son inscription, accepter que ses droits à formation soient mobilisés. Il paiera le reste à charge éventuel en ligne avec sa carte bancaire. S’il souhaite bénéficier d’abondements complémentaires éventuels, il devra envoyer sa demande de prise en charge et son dossier de formation aux financeurs concernés.

En vision cible et courant 2020, tous les abondements auxquels il pourra prétendre seront intégrés au parcours d’achat direct. L’ingénierie financière sera traitée en simultané.

L’acceptation des CGU via la plateforme vaudra contractualisation entre l’usager et l’organisme de formation. Tous les documents nécessaires à son entrée en formation seront centralisés sur son compte via l’application mobile ou le portail internet.

Pour valider le service fait, l’organisme de formation devra confirmer la saisie des entrées / sorties / ruptures éventuelles de formation, permettant un suivi dématérialisé de l’assiduité des stagiaires.

Ensuite, selon les CGU, il établira la facturation préremplie à partir du devis initial. Les feuilles d’émargement resteront disponibles chez tous les organismes de formation en cas de contrôle par la Caisse des Dépôts.

À l’issue de sa formation, l’usager recevra automatiquement une confirmation de sa participation à la formation et un récapitulatif des montants facturés par l’organisme de formation et donc des droits effectivement décrémentés de son compteur. En version cible, il pourra également évaluer la qualité de la prestation fournie.

L’organisme de formation sera payé directement par la Caisse des Dépôts (au maximum sous 30 jours). Il pourra gérer via le portail ses coordonnées bancaires. Il disposera d’un tableau de bord l’informant des règlements et des éventuels incidents de paiement lors de la remise en banque. Il n’aura plus qu’une seule facture à émettre et recevra un paiement global.

Conformément à l’article L. 6323-9 du Code du travail, la Caisse des dépôts gère le compte personnel de formation, le traitement automatisé dénommé « système d’information du compte personnel de formation » ainsi que le service dématérialisé gratuit créé en application de l’article L.6323-8 du Code du travail.

La plateforme sera accessible sur le site internet moncompteformation.gouv.fr et sous forme d’application mobile, destinée à mettre en relation les usagers, titulaires d’un compte personnel de formation et les organismes de formation. La plateforme informera les titulaires d’un compte personnel de formation de leurs droits, des formations éligibles au compte personnel de formation et prendra en charge le parcours d’achat des formations, de la sélection de l’action de formation à l’inscription du titulaire du compte jusqu’au paiement des organismes de formation référencés par la Caisse des Dépôts.

Eu égard à l’article L.6323-9 du Code du travail, les présentes préciseront les engagements réciproques souscrits par les titulaires de compte et les organismes de formation, ainsi que leurs engagements vis-à-vis de la Caisse des Dépôts. Les CGU tiendront lieu de contrat entre la Caisse des Dépôts, les titulaires de compte et les organismes de formation.

Elles s’appliqueront à l’ensemble des actions de formation recensées sur la place de marché. Toute inscription à une action/session/module de formation impliquera l’acceptation sans réserve des CGU. Ainsi, le titulaire du compte et l’organisme de formation reconnaîtront avoir pris connaissance et accepteront l’intégralité des CGU en vigueur au moment de la transaction.

A partir de novembre 2019, à l’ouverture du parcours d’achat direct :
Les droits des comptes personnels de formation des usagers seront affichés en euros. Les nouveaux dossiers de formation créés à partir de novembre 2019 seront exclusivement gérés en euros. Les droits à formation des usagers seront transmis aux financeurs en euros en non plus en heures.

Exceptions : les dossiers ayant une date de validation ou une date de début de session antérieure à la date de migration en euros de novembre 2019 :

• pourront être gérés en heures sur la période novembre – décembre 2019, notamment pour les validations et les clôtures.
• les mouvements de réservations et de débit des droits en heures seront convertis en euros pour mettre à jour le compte des usagers, qui sera affiché uniquement en euros.

PLANNING

Projet compte personnel de formation conduit par la Caisse des Dépôts : où en est-on ?

Priorité est donnée à l’usager pour permettre une individualisation de son projet en totale autonomie. Il s’agit de simplifier la complexité actuelle.

• Construit à partir de persona usagers et testé par des usagers, qui mobilisent leurs droits et financent le reste à charge (sur leurs fonds personnels)
• Testé après des immersions des experts de la Caisse des Dépôts dans des organismes de formation de typologies différentes, utilisant des méthodes pédagogiques diverses et représentatifs de l’ensemble des organismes qui proposent des formations éligibles au Compte personnel de formation.

2 – Création de l’espace des organismes de formation et de la première plateforme gratuite en B to C

• Création de l’espace des organismes de formation le 8 novembre 2018
• Lancement de l’enquête de la Caisse des Dépôts le 8 novembre, close le 7 décembre 2018, et restitution des résultats en janvier
• Suppression des listes, à partir du 2 janvier 2019 ; infographie disponible fin décembre sur le site des organismes de formation
• Lancement d’un tour des territoires pour tester les fonctionnalités de la plateforme et recueillir les attentes des organismes de formation et des usagers, à partir de mars 2019
• Saisie en version « bac à sable » des actions de formation, à partir du printemps 2019
• Saisie en environnement réel des actions de formation éligibles au Compte personnel de formation, à partir de juillet 2019

3 – Le portail et l’application du Compte personnel de formation : en construction dans une logique d’apprentissage constante

• Parcours en cours de construction (fonctionnalités et design)
• En évolution permanente en fonction des tests et des résultats des panels
• Lancement de l’application du Compte personnel de formation à l’automne 2019

4 – La gestion des comptes et leur alimentation

• La Caisse des Dépôts gère l’alimentation des comptes personnels de formation à partir des déclarations annuelles des employeurs et le service dématérialisé qui permet de mobiliser les droits, tout en les encadrant par des conditions générales d’utilisation (en cours de finalisation).
• Elle gère les ressources du Compte personnel de formation au sein d’un fonds dédié dont elle assure la gestion comptable et financière ; la Caisse des Dépôts est ainsi habilitée à recevoir d’une part les contributions obligatoires mutualisées et d’autre part les contributions volontaires.