Stratégies d’entreprise autour du CPF : quel plan d’action enclencher ?

En cette fin d’année 2019, les entreprises préparent de nouvelles stratégies autour du CPF, pour intégrer l’an prochain les évolutions liées à la réforme de 2018 et à la nouvelle application CPF.

Les services RH peuvent choisir de laisser leurs salariés autonomes ou de s’impliquer davantage en allant vers du CPF co-construit. Pour mieux connaître les options possibles pour les entreprises, je vous invite à lire mon article dédié à ce sujet sur Linkedin.

Dans ce contexte, et quelle que soit la stratégie choisie, identifions les actions à mener et dans quel ordre : communication, implication des parties prenantes, définition des process internes, etc.

Lors de la conférence “Stratégies CPF 2020” organisée par Unow le 28 novembre dernier, une quarantaine de responsables formation et développement RH se sont penchés sur ces questions dans le cadre d’un atelier inédit. Voici la synthèse des échanges, étape par étape, complétée d’infographies issues d’une enquête menée par Unow dans les services formations des grandes entreprises françaises lors de la préparation de l’évènement.

Quel plan d’action CPF enclencher en 2020 ?

1) Faire un état des lieux des pratiques internes

Avant de définir la stratégie à déployer, il convient de capitaliser sur ce qui a déjà été fait. Il s’agit de faire le point sur toutes les pratiques en place, le CPF n’étant pas nouveau. Et plus l’entreprise est grande, plus ce travail sera important pour la suite. C’est aussi l’occasion de faire un bilan chiffré : quelles sont les pratiques qui ont obtenu le plus de résultats ? quelles sont celles qui semblent ne pas fonctionner ?

Cette étape préalable permettra d’identifier ce qu’il est pertinent de réutiliser, et ce qu’il faut faire évoluer, pour ne pas tout réinventer.

2) Définir les objectifs internes et le calendrier

À quoi doit servir servir le CPF dans notre entreprise ? À quoi ne doit-il pas servir ? Quel lien avec la politique globale de formation ? Quel lien avec les finances de l’entreprise ? Quid de la responsabilisation des salariés dans leur formation tout au long de la vie et de l’impact sur leur employabilité ? Etc.

C’est en vous posant ces questions que vous pourrez définir les objectifs de votre stratégie CPF, pour avoir une base solide et partagée. À ce stade, il est important d’avoir impliqué, informé ou consulté la direction et les représentants du personnel.

Une fois les objectifs définis, il sera temps de définir le calendrier des prochaines étapes décrites ci-dessous et d’envisager, le plus tôt possible, l’éventualité de passer ou non par un accord d’entreprise.

3) Définir les process RH internes

Cette étape, plus opérationnelle, consiste à définir comment la mobilisation du CPF va fonctionner au quotidien dans votre entreprise, il vous faut donc répondre à ces questions :

• Comment un salarié devra-t-il faire une demande ? (quel canal, quel formulaire, quel interlocuteur ?)
• Dans le service RH qui s’occupe de quoi et comment fonctionner en cas de forte affluence des demandes ?
• Quelles seront les formations concernées ? (sélection à faire en amont dans un catalogue maison, choix de mise en avant des formations ou des compétences à acquérir, choix sur les durées des formations et les modalités à proposer)

• Quels seront les organismes de formation partenaires et quel fonctionnement prévoir avec chacun d’eux, de l’inscription à la facturation ?
• Quels abondements ? (cas par cas, définis à l’avance, modalités de calcul, montants, etc)

• Quelles règles seront proposées pour le suivi des formations en tout ou partie sur le temps de travail ? Quels aménagements possibles des horaires ou des congés pour le suivi hors temps de travail ?
• Quelle articulation des process RH avec le fonctionnement de l’application CPF ? Et avec les relations entreprise/CDC/OPCO ?
• La question du CPF sera-t-elle abordée en entretien annuel, en entretien professionnel (ou dans l’entretien de bilan) ou à d’autres temps managériaux ritualisés dans l’entreprise ?

4) Communiquer, communiquer, communiquer

La direction, qu’on aura idéalement impliqué dès l’étape 1, sera dans la mesure du possible impliquée pour rappeler l’importance du sujet, montrer l’exemple et porter les messages forts.

Les représentants du personnel, eux aussi idéalement impliqués dès l’étape 1, devront faire l’objet de communications dédiées pour qu’ils aient un haut niveau d’information.

Ensuite, il y aura des communications à prévoir pour les managers : les informer de la politique interne et des process à suivre, faire le lien avec les entretiens managériaux.

Et enfin il conviendra de prévoir une communication globale pour toucher tous les salariés concernés par cette politique CPF.

Ces actions pourront démarrer dès décembre 2019, pour surfer sur la vague de communication lancée par le gouvernement.

Elles seront l’occasion de valoriser les certificats que peuvent obtenir les salariés, en faisant le lien avec leur employabilité.

Quelques idées sur les moyens : des témoignages et success stories de salariés et de managers (en vidéo), kits pour managers et kits pour salariés, tutoriels interactifs ou non pour créer son compte, l’utiliser, bénéficier d’un abondement, etc

Plusieurs entreprises envisagent même de former tous les RH de l’entreprise sur le fonctionnement CPF, d’organiser des événements physiques avec des stands et régulièrement des webinaires d’information, ou encore de proposer des créneaux de 20 minutes ouvert à tous les salariés avec un interlocuteur interne référent sur le CPF. Les événements physiques ont notamment deux avantages : quantifier et remonter les demandes des collaborateurs intéressés et faire des démos en direct sur l’application CPF.

5) Points de vigilance

C’est un chantier vaste et complexe, il faudra être agile, pour ne pas vouloir faire quelque chose de « parfait » qui mettrait beaucoup de temps à se mettre en place. Par exemple il peut être pertinent de faire du CPF autonome en communiquant largement aux salariés et en faisant du cas par cas dès maintenant, pour en parallèle laisser le temps aux services RH de travailler sur la stratégie du co-construit (abondement, temps de travail, catalogue) qui sera déployé courant 2020.

Il y a un enjeu de vitesse, qui nécessitera de capitaliser sur les premières réussites et de ne pas attendre le portail entreprise, puisque l’application CPF actuelle permet déjà de gérer des tarifs négociés avec les OF et des abondements entreprise.

Il convient également d’anticiper le temps de gestion, qui peut vite être important pour les entreprises qui feront du cas par cas pour traiter chaque demande.

Téléchargez notre Guide RH “Stratégies CPF 2020”

Pour en savoir plus sur les stratégies CPF et bénéficier d’autres témoignages d’entreprise, téléchargez notre Guide RH “Stratégies CPF 2020”.

Un grand merci aux participants pour leurs témoignages et notamment à Christel Charles, Responsable formation chez Carlson Wagonlit Travel, Eloïse Sevestre, Responsable formation chez Air Liquide, Hervé Brunet, Responsable formation et innovation chez Festo, Orianne Orlowski, Responsable Formation chez ETAM, Aurélia Lao, Chargée de formation et développement RH chez GFI Tiphaine Granger, Talent Learning and Leadership Manager chez Kantar, Christophe Chollet, Responsable Pôle Financements Formation chez Orange.