Nos conseils pour optimiser votre plan de formation

Véritable feuille de route, un plan de formation détaille les objectifs et les opérations à planifier dans le but de développer les compétences de vos collaborateurs et employés. Alors comment optimiser son plan de formation ? Les réponses dans cet article. 

Analyser les besoins

La première étape dans l’élaboration d’un plan de formation est d’effectuer une analyse des besoins des salariés et de l’entreprise. 

Ici, l’objectif est de voir les enjeux actuels et futurs relatifs aux différents postes présents au sein de l’entreprise. Autrement dit, il s’agit de déterminer l’évolution de ces postes : seront-ils amenés à se développer ou, au contraire, à disparaître, et pourquoi ? Ce faisant, il sera donc possible de déterminer les compétences nécessaires à chaque poste afin de garantir le développement et la pérennité de celui-ci et de l’entreprise.  

Dans la pratique, les responsables RH peuvent déterminer les besoins en analysant la situation de l’entreprise et en se posant les bonnes questions : les salariés ont-ils certaines lacunes au niveau de leurs compétences ? L’entreprise trouve-t-elle un intérêt à ce que les salariés acquièrent de nouvelles compétences ? Quelles formations priorisées ? Etc. 

Il est aussi possible de s’adresser directement aux employés et collaborateurs afin de connaître leurs avis concernant l’éventuelle nécessité de formations et celles qu’ils jugent pertinentes.

Élaborer un budget réaliste

Après avoir déterminé vos besoins, il faut passer à l’élaboration d’un budget. Dans l’intérêt de l’entreprise, l’estimation du budget doit être la plus juste possible. Ici, il est primordial de : 

• se renseigner sur les différentes possibilités et de comparer les offres ;
• déterminer si l’entreprise peut opter pour une formation interne ;
• réduire les coûts en favorisant les formations en groupe ;
• intégrer toutes les éventuelles charges (coût d’absence, frais de déplacement, restauration, etc.) dans le budget ;
• prévoir pour chaque session de formation un budget supplémentaire pour les imprévus et les comptabiliser dans les charges ;
• établir une priorité des formations à déployer dans le cas où le budget ne permettrait pas de couvrir l’ensemble du plan de formation. 

Communiquer le plan de formation avant de l’effectuer

Il faut savoir que l’efficacité du plan de formation dépend en grande partie de sa diffusion au sein de l’entreprise, et notamment auprès des principaux intéressés. 

Comme l’élaboration du plan ne se fait pas en quelques jours, il est possible que les envies et besoins en formation des salariés évoluent. Par conséquent, ces derniers peuvent montrer des réticences face aux différentes formations que l’entreprise a planifiées. C’est pourquoi la communication a toute son importance. Elle a pour objectif de conscientiser les salariés par rapport à l’intérêt que représentent ces formations, que ce soit pour leur développement personnel ou pour celui de l’entreprise.  

Communiquer le plan de formation avant de le déployer permet aussi d’offrir aux salariés la possibilité de se tourner vers d’autres formations. En effet, si malgré de nombreuses tentatives les salariés ne sont pas convaincus par les formations proposées, ils peuvent faire leurs propres choix. Toutefois, il faut que les formations choisies puissent être financées par le CPF. 

Faire des évaluations du présent plan de formation

Dès lors que le plan de formation est élaboré et que les sessions de formation débutent, il est crucial d’effectuer systématiquement un “monitoring”. 

Dans la pratique, il s’agit de faire des évaluations (à court et à long terme) afin de mesurer l’efficacité de chaque formation. Pour ce faire, il suffit de prendre en considération les retours des apprentis et de leurs supérieurs hiérarchiques.

Il est aussi important de dresser un bilan d’ensemble de toutes les formations de manière périodique afin de contrôler l’avancement du plan de formation.

Effectuer des évaluations et un bilan d’ensemble permet d’identifier s’il est nécessaire d’apporter des modifications au plan de formation. Le cas échéant, cela permet de déterminer les ajustements qu’il faut y apporter.

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