L’obligation de transmission des données certificateurs au système d’information du compte personnel de formation (SI CPF) est entré en vigueur pour tous les certificateurs le 1er Juillet 2021 (décret n°2019-1490 du 27 décembre 2019). Les certificateurs sont désormais accrochés au SI CPF et transmettent les données qui leur sont demandées en temps réel.
L’accrochage des SI est de loin la chose la plus importante qu’a connu l’écosystème Formpro des dernières années. Je vous invite à relire l’Interview de Monsieur Laurent Durain, Directeur de la Formation professionnelle à la Caisse des Dépôts suite à l’accrochage des systèmes d’information de la CDC et de Pôle emploi.
Les accrochages permettent l’échange de donnée, la traçabilité la visibilité et permettent aux acteurs de mieux communiquer et travailler ensemble.
Qui est concerné ?
Tous les Organismes Certificateurs et les Ministères certificateurs, sous l’autorité desquels une Certification professionnelle a été enregistrée au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP), ou sous l’autorité desquels une Certification ou habilitation a été enregistrée au Répertoire Spécifique (RS), sont concernés par cet « accrochage ».
Plus largement, tous les Ministères et Organismes certificateurs sont désormais tenus de déclarer, à la Caisse des Dépôts et Consignations, les données relatives à l’identification des personnes (à l’exception du numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques), ainsi que les données relatives aux certifications professionnelles et aux certifications ou habilitations obtenues, visées par l’arrêté.
Qu’est-ce qu’un Processus d’accrochage
Il s’agit d’un ensemble d’étapes nécessaires pour créer les conditions fonctionnelles, juridiques et techniques qui permettront à l’organisme certificateur de répondre à l’obligation légale de transmission des données au SI CPF.
Quelles sont les étapes d’un processus d’accrochage :
- 1 – Prise de contact entre le certificateur et la Caisse des Dépôts grâce à la page de contact de ce portail.
- 2 – La Caisse des Dépôts récupère les informations nécessaires sur le certificateur afin de l’immatriculer et générer ses identifiants de connexion
- 3 – En attendant ses identifiants, le certificateur prend connaissance des données à transmettre grâce aux guides fournis par la Caisse des Dépôts
- 4 – Le certificateur réunit les conditions nécessaires pour disposer de ces données informatiquement et préparer leur envoi
- 5 – Le certificateur reçoit ses identifiants et peut se créer un compte sur le portail dédié à la transmission des données qui ouvrira en Septembre 2021
- 6 – Le certificateur dépose régulièrement un ou des fichiers contenant ses données de certifications sur le portail afin de les transmettre au SI CPF.
Afin de permettre aux certificateurs de s’accrocher efficacement, la Caisse des Dépôts met à disposition sur ce portail un ensemble de ressources (guides, FAQ, fichiers techniques). Vous y retrouverez entre autres un guide général du processus d’accrochage venant approfondir les informations de cet article.
A quoi conciste l’accochage des certificateurs
L’accrochage des certificateurs concerne dans un premier temps les organismes certificateurs, c’est à dire les entités disposant de certifications inscrites au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS) gérés par France compétences. Si votre organisme dispose d’au moins une certification RNCP ou RS, vous êtes concerné par l’accrochage.
Si votre organisme dispose de certifications en dehors des répertoires nationaux RNCP/RS, la Caisse des Dépôts pourra vous accompagner en attendant que ces données puissent être traitées au sein du Système d’Information du Compte Personnel de Formation (SI CPF). Vous pouvez vous faire connaître de nos services afin de procéder à votre accompagnement et accrochage en nous contactant via la page contact du portail d’information.
Le certificateur est responsable de la qualité des données et de leur caractère probant. Il doit donc réunir les conditions nécessaires pour collecter et vérifier les données de ses certifications et des titulaires de ses certifications à transmettre. La Caisse des Dépôts n’a pas la légitimité de modifier d’une quelconque manière que ce soit les données envoyées par les certificateurs afin de conserver leur valeur probante.
Quelles sont les données que le certificateur transmet
Les données que les certificateurs pourront transmettre au SI CPF sont précisées par l’arrêté du 21 Mai 2021. Elles concernent uniquement les passages de certifications des citoyens français ayant obtenu leurs certifications, qu’ils disposent ou non d’un compte personnel de formation. Cela comprend les informations du titulaire, de la certification ainsi que les modalités liées au passage de la certification.
L’arrêté précise les données obligatoires qui doivent être transmises par les certificateurs, les autres données facultatives qui peuvent éventuellement être transmises si le certificateur en dispose. Toutes les données sont précisées en détails dans le document intitulé Dictionnaire des données afin de vous aider à les identifier.
Il s’agit des données suivantes :
| 1. | Données relatives à l’identification des personnes (à l’exception du numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques) suivantes : |
| a) | Nom de naissance, nom d’usage et prénoms, sexe ; |
| b) | Date et lieu de naissance |
| c) | Pays de naissance pour les personnes nées à l’étranger |
| 2. | Données relatives aux certifications professionnelles et aux certifications ou habilitations obtenues |
| a) | Date et initiative de l’inscription à la certification (données facultatives) |
| b) | Modalités d’accès à la certification ; |
| c) | Date de l’examen, modalités d’obtention de la certification (admission ou score obtenu) et modalités de passage de l’examen (présentiel, à distance ou mixte) ; |
| d) | Code postal du centre d’examen principal ; |
| e) | Date de délivrance de la certification et, le cas échéant, date de fin de validité ; |
| f) | Si obtention de la certification par score, niveau de langue européen et/ou niveau numérique européen |
| g) | Le cas échéant, score ou base de notation |
| h) | Type de certification (certification professionnelle enregistrée dans le répertoire national des certifications professionnelles, certification ou habilitation enregistrée dans le répertoire spécifique) |
| i) | Le cas échéant, libellé de l’option/mention et de la spécialité liée à la certification |
| j) | Le cas échéant, mention obtenue |
| k) | Le cas échéant, lien vers la preuve numérique de l’obtention de la certification |
| l) | Numéro de la fiche du répertoire national des certifications professionnelles ou du répertoire spécifique |
Le cadre légal du projet d’accrochage des certificateurs
Le projet d’accrochage des certificateurs est porté par l’Etat au travers du Ministère du travail dans la Loi 2018-771 du 5 septembre 2018. La Caisse des Dépôts et Consignations est mandatée pour réaliser cet accrochage dans le cadre du système d’information du Compte Personnel de Formation.
Que dit la Loi ?
L’article L6323-8 de la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel dispose les ministères et organismes certificateurs à procéder « à la communication des informations relatives aux titulaires des certifications délivrées au système d’information du compte personnel de formation prévu au II de l’article L. 6323-8, selon les modalités de mise en œuvre fixées par décret en Conseil d’Etat après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ».
Ces informations, transmises par les ministères et organismes certificateurs doivent permettre, à travers le système d’information du compte personnel de formation (SI CPF), de mettre à disposition et d’alimenter pour chaque titulaire d’un compte personnel de formation, « un passeport d’orientation, de formation et de compétences, dont la consultation est autorisée exclusivement par le titulaire ». Cet innovant « passeport de compétences » a pour vocation à recenser « les formations et les qualifications suivies dans le cadre de la formation initiale ou continue ainsi que les acquis de l’expérience professionnelle (…) » (article L6323-8, II).
Par ailleurs ces informations permettront de construire des indicateurs qualité qui permettront aux usagers de la plateforme Mon Compte Formation, de mieux s’orienter et choisir leur formation.
Pour plus d’informations : Article de Loi, Décret du 27 décembre 2019
Quelles sont les modalités de transmission
A compter de Septembre 2021, les certificateurs pourront transmettre leurs données en déposant un fichier XML sur un portail dédié aux certificateurs et responsables de diplômes. Chaque organisme disposera d’un compte pour accéder à son espace et procéder aux dépôts de fichiers. Pour recevoir vos identifiants, vous devrez vous faire connaître de la Caisse des Dépôts afin de débuter votre accompagnement et votre accrochage.
Plusieurs guides sont à votre disposition sur ce portail afin de vous aider à la préparation de ce fichier. Vous y retrouverez notamment le dictionnaire des données à transmettre, ainsi qu’un exemple de fichier XML à remplir avec vos données. Vous pourrez notamment reprendre ce fichier XML, et remplacer les données qu’il contient à titre d’exemple par vos données de certifications, tout en vous appuyant sur le dictionnaire pour vérifier le format des données attendues.
Une fois le fichier déposé, un accusé de réception puis accusé de traitement vous seront envoyés. Dans le cas où le fichier ou les données fournies présenteraient des anomalies, l’accusé de traitement pourra vous guider dans la résolution des problèmes rencontrés. Le fichier ou les passages de certifications rejetés devront être renvoyés via un nouveau dépôt. Les passages de certifications acceptés n’auront pas besoin d’être renvoyés.
Veuillez noter qu’une modalité de transmission via API est actuellement à l’étude par la Caisse des Dépôts, afin d’être mise à disposition à l’avenir.
Quelles sont les fréquence de transmission
La transmission des informations de certifications doit se faire dans les trois mois maximum à compter de la date de délivrance de la certification, sous peine de sanctions (Décret n°2019-1490 du 21 décembre 2019). Les certificateurs sont libres de choisir la fréquence d’envoi qui convient le mieux à leur organisme tout en s’assurant de respecter cette contrainte légale des trois mois après la date de délivrance.
L’objectif de l’accrochage des certificateurs : Le Passeport de Compétences
L’objectif final de la transmission des informations de certifications par les organismes certificateurs est de permettre la mise à disposition d’un passeport d’orientation, de formation et de compétences pour tout citoyen français.
Cet innovant “Passeport de Compétences” a pour vocation à recenser les formations et les qualifications suivies par le titulaire dans le cadre de la formation initiale ou continue ainsi que les acquis de l’expérience professionnelle. Il vise donc à proposer une vitrine du parcours professionnel de l’individu avec un caractère probant et certifié par l’Etat.
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