OUIFORM, tout comprendre en 3 min

Ouiform est un outil de positionnement en formation destiné aux partenaires de Pôle emploi, initié par le Conseil régional Grand Est et Pôle emploi. Cet outil permet aux prescripteurs partenaires de Pôle emploi, tels que les conseillers Missions locales, Cap emploi, les conseils départementaux, les structures LADOM et bientôt les conseillers APEC, de rechercher des formations jusqu’au niveau national, de positionner les individus sur les formations et de partager directement l’information avec les organismes de formation et les autres prescripteurs.

Les financeurs peuvent également gérer leur offre de formation pour avoir une visibilité du taux de remplissage des formations. Ouiform vise à simplifier les démarches des prescripteurs de formation et à fluidifier les parcours de formation des personnes en recherche d’emploi, en leur permettant d’avoir un suivi tout au long de leur parcours. En 2021, environ 11,5% de l’ensemble des positionnements en formation effectués (tous outils confondus) ont été issus de Ouiform, qui compte aujourd’hui plus de 13 000 utilisateurs.

OUIFORM est donc un outil dématérialisé de positionnement des individus sur une formation collective à destination de l’ensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi.

En janvier 2018 Pôle emploi et la Région Grand Est ont lancé un outil pour simplifier la vie des professionnels et le parcours des chercheurs d’emploi. Grâce à OUIFORM’ Grand Est toutes les données sur les parcours de formation sont concentrées dans une même et unique application.

Les parcours de formation est trop compliqués et ilest souvent laborieux de trouver la bonne information au bon moment. OUIFORM tente de répondre simplement à cet état de fait afin de toujours mieux aider au développement des compétences des demandeurs d’emploi.

Mieux accompagner les acteurs de la formation : Conseillers en évolutions professionnelle et Entreprises de formations

En réunissant toutes les informations traitées par :

• les missions locales,
• les Cap emploi,
• les organismes de formation,
• et les conseillers Pôle emploi,

cet outil a pour but de simplifier l’accès aux formations pour les demandeurs d’emploi.

L’engagement stratégique pour une formation de qualité a déjà été concrétisé par un libre accès au catalogue de formation par tous les partenaires, Il se double avec OUIFORM’ d’un outil à deux facettes :

• Une API permettant de partager les données fournies par les organismes de formation sur les parcours des stagiaires, et
• Une deuxième solution proposant une visualisation en temps réel des offres de formation, des places disponibles, des personnes déjà positionnées, ainsi que leur suivi de formation.

OUIFORM, contexte national et régional

Le contexte national :
– Un outil développé par Pôle Emploi et co-conçu avec la Région Grand Est
– La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
• Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
• Une gouvernance (DGEFP) associant les Régions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pôle Emploi, UNML, CHEOPS, AGEFIPH…) définissant les priorités d’évolution de l’outil
– Un outil évolutif : OPENLAB nationaux, animation régionale

Le contexte régional :
– Le déploiement du PRF 2019-2020 par la Région Occitanie
– L’élargissement du réseau de prescripteurs en Région Occitanie
– La Direccte pilote le projet, Pôle emploi accompagne le déploiement en coopération avec le Conseil Régional Occitanie
Des enjeux partagés autour de la visibilité de l’offre de formation et la fluidité de la prescription

Les Missions locales, Cap emploi, APEC, CIDFF, Conseils départementaux, OPACIF et Pôle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs d’emploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entrée en formation (positionnement et suivi de formation). Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels à leur efficacité.

OuiForm permet de :

1. rechercher les formations jusqu’au niveau national
2. positionner les individus sur des formations
3. consulter en temps réel les places disponibles, ainsi que les financeurs associés
4. prendre rendez-vous en ligne, et de partager directement l’information avec les autres opérateurs du CEP et l’organisme de formation  fournir une information fiable et claire à l’individu
5. suivre un individu tout au long de son parcours de formation

Chaque partenaire peut accéder aux données de l’individu sur son périmètre de mission (public et géographique).

• Pour les Missions locales : individus de -26 ans sur le périmètre géographique de la mission locale (inscrits ou non à Pôle emploi).
• Pour les CAP EMPLOI : demandeurs d’emploi ayant une obligation d’emploi déclarée dans le SI Pôle emploi sur le périmètre géographique du CAP EMPLOI.

OUIFORM est interconnecté avec I-MILO, système d’information des Missions Locales. Le prescripteur accèdera à OUIFORM : – Via meformerenregion.fr – Pour les Missions Locales, accès dans I-MILO

Comment se présente Ouiform pour le prescripteur ?

La fiche individu est composée de 4 onglets :

1. Informations personnelles : sont affichées toutes les informations personnelles et administratives
2. Droits : sont affichées les informations relatives à son indemnisation ainsi qu’à ses droits CPF
3. Projets de formation : est affiché l’ensemble des projets de formations mis en place pour l’individu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
4. Profil et compétences : Sont affichés les métiers qu’il recherche, les diplômes et certifications qu’il a passés, les langues et sa mobilité géographique.

OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation

La fiche formation

Sont affichés : l’intitulé de la formation, l’OF, le lieu de réalisation, les modalités d’entrée, le nombre d’heures en centre, la validation, les prérequis, le détail de la formation…

On trouve également des informations sur :

• Le type de financement collectif
• Le nombre de places disponibles et totales
• La date de la prochaine session
• Le nombre de rendez-vous d’informations collectives disponibles pour l’ensemble des sessions
• Les informations relatives à l’organisme de formation (un lien permet d’accéder directement vers le site de l’organisme), ainsi que les modalités de contact de l’OF
• Le label qualité du centre de formation

Différence entre OUIFORM et AGORA

Agora est le nom du projet développé par le ministère du Travail. Son but : partager l’information entre tous les acteurs concernés, du stagiaire au formateur en passant par le financeur ou le conseiller.

Différence entre OUIFORM et KAIROS

Kairos Portail KAIROS qui permet de fluidifier les échanges d’informations, afin de faciliter le parcours de formation des demandeurs d’emploi.

Différence entre OUIFORM et Anotéa

Anotéa, le service d’évaluation de la formation par les stagiaires.

Questions qu’un organisme de formation pourrait se poser sur OuiForm :

Comment référencer mon offre de formation sur OuiForm et m’assurer que mes formations sont visibles pour les prescripteurs ?

Pour référencer votre offre de formation sur OuiForm, vous devez vous assurer que vos formations sont d’abord référencées dans le Réseau des CARIF OREF de votre région. Cela permettra aux prescripteurs de Pôle emploi et des autres partenaires de OuiForm d’avoir accès à vos formations et de les proposer à leurs publics.

Ensuite, il est important de vous assurer que vos formations sont bien identifiées avec les critères adéquats pour qu’elles apparaissent dans les résultats de recherche de OuiForm. Cela inclut le type de formation, le niveau de diplôme requis, le secteur d’activité concerné, la durée de la formation, le lieu, et d’autres critères pertinents.

Il est également recommandé de mettre à jour régulièrement vos informations sur OuiForm pour garantir que les prescripteurs ont accès aux dernières informations sur vos formations, comme les dates, les horaires, les lieux, les coûts et les modalités de financement.

Enfin, il est important de rester en contact avec les prescripteurs de OuiForm et de nouer des partenariats avec eux pour promouvoir vos formations auprès de leurs publics. Vous pouvez également participer aux événements et aux initiatives organisées par OuiForm pour rencontrer les prescripteurs et les informer sur votre offre de formation.

Comment savoir si mes formations sont bien positionnées auprès des publics éligibles et si les prescripteurs ont les informations nécessaires pour orienter les candidats vers mes formations ?

Pour savoir si vos formations sont bien positionnées auprès des publics éligibles et si les prescripteurs ont les informations nécessaires pour orienter les candidats vers vos formations, vous pouvez utiliser l’outil Ouiform. En effet, Ouiform permet aux conseillers prescripteurs de rechercher des formations jusqu’au niveau national, de positionner les individus sur les formations et de partager directement l’information avec les organismes de formation et les autres prescripteurs.

En utilisant Ouiform, vous pourrez ainsi avoir une visibilité sur le nombre de positionnements sur vos formations, sur les financeurs associés et sur le taux de remplissage de vos formations. Vous pourrez également suivre les parcours des candidats en bénéficiant d’informations fiables et en temps réel. Si vous ne trouvez pas vos formations dans Ouiform, vous pouvez contacter Pôle Emploi pour vérifier que votre offre de formation est bien référencée au niveau national dans le Réseau des CARIF OREF, ce qui permet d’assurer la mise en visibilité de vos formations auprès des prescripteurs et du grand public.

Comment suivre le parcours des personnes positionnées sur mes formations et évaluer leur taux de réussite à l’issue de la formation ?

Avec OuiForm, vous pouvez suivre en temps réel le parcours des personnes positionnées sur vos formations grâce à une interface dédiée. Vous avez accès aux informations sur leur progression, leurs résultats et leur taux d’assiduité pendant la formation.

Après la formation, vous pouvez également évaluer leur taux de réussite en termes d’obtention de certification ou de retour à l’emploi. Ces informations vous permettent de mieux comprendre l’efficacité de votre offre de formation et de l’adapter si nécessaire pour répondre aux besoins des publics éligibles.

Comment m’assurer que mes formations sont bien financées et que je suis payé dans les délais impartis ?

Pour vous assurer que vos formations sont bien financées et que vous êtes payé dans les délais impartis, vous pouvez vous renseigner auprès des financeurs associés à vos formations, tels que les OPCO, les collectivités territoriales ou Pôle emploi. Vous pouvez également consulter les informations sur les dispositifs de financement disponibles sur les sites web des différents financeurs.

Il est également important de bien respecter les démarches administratives et les procédures de facturation en vigueur pour chaque financeur. Pour cela, vous pouvez vous référer aux conditions générales de vente de chaque financeur, ou contacter leur service dédié à la facturation.

Il est également recommandé de vérifier régulièrement l’état de vos factures et de relancer les financeurs en cas de retard de paiement.

Comment échanger avec les prescripteurs et les financeurs pour ajuster mon offre de formation en fonction des besoins du marché de l’emploi ?

Il est possible d’échanger avec les prescripteurs et les financeurs via Ouiform pour ajuster votre offre de formation en fonction des besoins du marché de l’emploi. Vous pouvez par exemple accéder aux places disponibles pour vos formations et aux financeurs associés, ainsi qu’obtenir des informations sur le taux de remplissage de vos formations.

Vous pouvez également suivre le parcours des personnes positionnées sur vos formations, évaluer leur taux de réussite à l’issue de la formation et obtenir des retours des prescripteurs et des financeurs. Enfin, vous pouvez utiliser les outils de Pôle emploi pour faciliter le positionnement des personnes en recherche d’emploi sur vos formations et ainsi augmenter leur visibilité auprès des prescripteurs.

Comment m’assurer que mes formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap ou ayant des besoins spécifiques ?

Pour vous assurer que vos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap ou ayant des besoins spécifiques, vous pouvez mettre en place des actions d’adaptation pédagogique ou d’accompagnement personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de ces publics. Par exemple, vous pouvez proposer des supports de cours adaptés, des aménagements de temps d’apprentissage, une aide à la prise de notes ou à la lecture, etc.

Il est également important de vérifier que vos locaux et équipements sont accessibles aux personnes en situation de handicap (rampe d’accès, ascenseur, salle de formation équipée pour l’audiodescription, etc.) et de prendre en compte les recommandations de l’AGEFIPH (Association de Gestion du Fonds pour l’Insertion Professionnelle des Personnes Handicapées) en matière d’accessibilité.

Enfin, n’hésitez pas à vous renseigner auprès des prescripteurs et des financeurs sur les dispositifs d’aide à l’insertion professionnelle des personnes en situation de handicap, tels que l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (OETH), pour vous assurer que vos formations sont bien adaptées aux publics éligibles.

Comment intégrer les évolutions de l’outil OuiForm et m’adapter aux changements de la réglementation en matière de formation professionnelle ?

Pour vous adapter aux évolutions de l’outil OuiForm et aux changements de la réglementation en matière de formation professionnelle, il est important de rester informé et de vous tenir régulièrement au courant des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités proposées. Vous pouvez également contacter l’assistance OuiForm pour obtenir de l’aide et des conseils sur la manière de vous adapter aux changements.

Il est également important de suivre l’actualité et les évolutions de la réglementation en matière de formation professionnelle pour vous assurer de respecter les obligations légales et de proposer des formations conformes aux normes en vigueur. Enfin, vous pouvez participer à des formations et des événements professionnels pour rester informé des évolutions du marché de l’emploi et de la formation professionnelle.

Conclusion

En conclusion, Ouiform est un outil numérique qui permet aux organismes de formation de faciliter l’accès à leur offre de formation pour les personnes en recherche d’emploi, tout en simplifiant les démarches des prescripteurs et des financeurs. Grâce à Ouiform, les organismes de formation peuvent positionner les individus sur leurs formations, suivre leur parcours de formation et obtenir des informations fiables en temps réel.

Cela permet également d’assurer un suivi précis du taux de réussite des formations et de leur financement. En somme, Ouiform est un outil incontournable pour les organismes de formation qui souhaitent optimiser leur visibilité et leur efficacité dans le cadre de la formation professionnelle.