Nous avons souhaité vous aider dans le choix de votre certificat qualité. Pour se faire, quoi de mieux qu’un échange avec Benoit Phuez, Responsable développement certification de systèmes, process et services chez Apave Certification. C’est ce que nous vous proposons aujourd’hui sur CPFormation.
Benoit Phuez, a été nommé responsable développement certification de systèmes, process et services chez Apave Certification depuis 2016 après avoir travaillé cinq ans en qualité de chef de produit chez Afnor Certification.
Apave Certification et la réforme de la formation
Quels impacts a eu la réforme de la formation sur le secteur de la certification ?
La réforme a touché 3 aspects importants pour la certification:
- Périmètre: La réforme a rendu la certification obligatoire pour les organismes de formation et étend également son domaine d’application à d’autres domaines: Bilan de compétence / VAE / CFA.
- Référentiel : Mise en place d’un référentiel unique pour tous les organismes certificateurs avec des modalités d’audit et durées régulées.
- Surveillance de la certification: L’accréditation des organismes certificateurs par le Cofrac devient obligatoire.
Pourquoi un organisme de formation devrait se faire certifier RNCQ ?
Au delà du “permis de travail” que constitue l’obligation réglementaire pour les formations avec financement public ou mutualisé, c’est un moyen d’améliorer l’organisation des organismes, de prendre un peu de recul sur son activité et d’identifier des axes d’amélioration.
Quelle expérience à Apave Certification dans la certification d’organismes de formation ?
Nous délivrons des certifications d’organismes de formation depuis 2016 (dispositif “QUAF” reconnu par le CNEFOP / Datadock) mais nous certifions également des organismes de formation en ISO 9001 (le management de la qualité) depuis 2012. Nous disposons donc d’auditeurs disposant d’une excellente connaissance du secteur.
Quel est le profil de vos auditeurs RNCQ ?
Il est difficile d’en faire une synthèse rapide tant leurs parcours sont différents mais ils disposent tous d’une expérience directe significative du métier de la formation (formateur, gérant d’un OF, concepteur de formation…). La plupart continuent d’exercer dans ce domaine de façon quasiment quotidienne. Et ils disposent tous d’un solide bagage en terme de méthodologie d’audit.
Qui peut prétendre à la certification RNCQ d’Apave Certification ?
Nous n’avons pas d’autres critères que ceux définis par la réglementation, à savoir disposer d’un numéro de déclaration d’activité (ou en avoir fait la demande).
A partir de quelle date un organisme de formation peut candidater à votre certification ?
Le Cofrac a délivré la recevabilité de notre demande d’accréditation le 20 septembre, nous sommes donc en mesure de répondre aux demandes de devis des organisations et de débuter la planification des audits. L’anticipation sera un point critique pour le succès de la démarche aussi bien pour les organismes certificateurs que de formation au vu des délais réglementaires.
Nous invitons donc les structures à faire leur demande de devis dès à présent et de planifier rapidement leur audit.
Les audits RNCQ
Que doit faire un organisme de formation pour être serein le jour de son audit ?
Tout d’abord la direction de l’organisme doit s’approprier cet enjeu majeur de certification, et selon la taille de la structure elle peut désigner un pilote pour suivre ce projet. Il faut ensuite prendre un peu de temps, au calme, avec tous les acteurs concernés de l’organisme de formation, pour analyser, exigence par exigence, le guide de lecture.
Cela permet de faire le point sur la situation existante, d’établir un plan d’action avec les délais de mise en œuvre et des responsables pour chaque action. Un suivi régulier de ce plan d’action permettra d’aborder sereinement l’audit.
Un audit RNCQ APAVE Certification, ça se passe où et ça dure combien de temps ?
Il faut distinguer l’audit initial et de l’audit de surveillance.
L’audit initial se passe sur site (locaux du client) et dure au minimum une journée pour les plus petits organismes (voir une demi-journée pour les organismes déjà certifiés selon un dispositif reconnu par le CNEFOP). Les durées d’audit seront augmentées en fonction des activités de l’organisme (VAE, bilan de compétence, CFA…), du chiffre d’affaire et du nombre de sites concernés. Dans tous les cas les durées sont formalisées dans un devis.
L’audit de surveillance se passe normalement à distance et sa durée est réduite. Le fait que l’audit se déroule à distance n’empêche pas les échanges entre l’auditeur et l’organisme pour clarifier les éventuelles non-conformités.
Comment se passe un audit RNCQ par Apave Certification (lieu, durée, déroulement) ?
Que ce soit un audit sur site ou à distance, la transparence est le mot d’ordre. Un plan d’audit est formalisé à l’avance pour indiquer qui sera audité, sur quel sujet et à quel moment. Ce plan est adapté par l’auditeur au cas par cas pour chaque organisme. Ce plan commence toujours par une réunion d’ouverture (rappel des objectifs de l’audit, de la méthode…) et se termine par une réunion de clôture pendant laquelle les non-conformités sont “validées”.
Pendant l’audit, l’auditeur posera des questions, demandera à voir des documents pour les confronter aux exigences de la certification.
Une fois l’audit terminé, l’entreprise devra répondre aux non-conformités avec un plan d’action de mise en conformité.
Si j’étais déjà certifié par Apave Certification, est-ce un plus pour obtenir la certification RNCQ ?
Oui tout à fait, des modalités de “transition” sont prévues par les textes avec des durées d’audit réduites. Ces modalités sont d’ailleurs applicables à toute entreprise disposant d’une certification ou d’un label reconnu par le CNEFOP. Cela peut être l’occasion pour les organismes de formation de mettre en concurrence leur organisme certificateur actuel !
Comment candidater ?
Le plus simple et rapide est de faire sa demande sur le site internet d’Apave Certification où nous avons mis en place un formulaire dédié https://www.apave-certification.com/demande-de-devis/.
Pourquoi choisir Apave Certification ?
La marque Apave Certification bénéficie d’une bonne réputation et notoriété. Nous avons aussi un positionnement tarifaire attractif qui est associé à une bonne couverture territoriale de nos auditeurs.
Les résultats d’audit RNCQ
Que ce passe-t-il après l’audit ?
L’entreprise répond à ses éventuelles non-conformités et adresse des éléments de preuve à l’auditeur. Si les plans d’actions sont suffisants, alors les non-conformités seront levées. Il n’est pas possible d’être certifié tant que toutes les non-conformités majeures n’ont pas été levées (et 5 NC mineure équivalent à une NC majeure).
Sait-on si on a obtenu sa certification à la fin de l’audit ?
L’auditeur pourra donner son avis à la fin de l’audit mais la décision finale est prise par le Directeur d’Apave Certification après une revue du rapport pour vérifier que tous les éléments attendus ont été examinés.
Est-ce grave d’avoir des écarts / non-conformités ?
Ce n’est pas grave en soi, car l’entreprise va pouvoir y répondre mais l’idéal reste tout de même d’anticiper le plus possible la démarche et de décortiquer les critères de certification pour ne pas avoir de (trop) mauvaise surprise le jour J.
Si j’obtiens la certification, pour combien de temps est-elle acquise ?
Le certificat est établi pour 3 ans, mais il conditionné à la réalisation de l’audit de surveillance. Un audit de renouvellement sera également organisé avant l’échéance du certificat (un nouveau devis sera établi pour cela).
A-t-on le droit de communiquer sur sa certification et si oui comment ?
Bien sur ! C’est une chose positive d’avoir eu cette évaluation par une tierce partie indépendante. L’entreprise peut communiquer sur la certification aujourd’hui avec la marque d’Apave Certification mais aussi avec la marque nationale qui doit être annoncée prochainement.
Retours d’expérience
Pourquoi les organismes candidatent à la certification Apave Certification ?
La marque Apave Certification bénéficie d’une bonne réputation et notoriété. Nous avons aussi un positionnement tarifaire attractif qui est associé à une bonne couverture territoriale
Quel est le profil des organismes de formation certifiés par Apave Certification ?
Concernant le précédent dispositif “CNEFOP / DATADOCK”, nous avons labélisés plus de 50 organismes au profil très divers, de formations pour le montage d’échafaudage aux cours d’anglais, répartis sur tout le territoire national !
La certification a permis de faire progresser les organismes de formation sur quel(s) sujet(s)?
Concernant le précédent dispositif “CNEFOP / DATADOCK”, où la certification était optionnelle et avec une grande hétérogénéité, entre certains dispositifs très pointus, axés sur l’amélioration continue et d’autre beaucoup plus léger, axés seulement sur la conformité, parfois évalué à distance. Dans ces conditions, il est difficile de tirer des conclusions sur un quelconque progrès de la profession.
Le nouveau dispositif sera à ce titre plus facilement évaluable.
L’audit est-il difficile ou pas ?
La perception sera différente selon le niveau de préparation de l’organisme. Celui qui aura bien pris connaissance du guide ne sera pas surpris ! C’est un dispositif rigoureux mais dont les modalités sont transparentes.
