Agefos PME, histoire d’une transformation digitale réussie

Vendredi dernier, Sébastien Bouleau secrétaire Général d’Agefos PME  et Astrid Chenard Directrice marketing/communication/numérique accompagnés de représentants de l’éditeur de logiciels américain Salesforce présentaient aux journalistes de la formation professionnelle le résultat de 24 mois de travail qui ont permis de refaire complètement le « back office » de l’OPCA/O.

Vous le savez tous, la loi a donné de nouveaux rôles aux OPCA. L’Agefos PME accompagne désormais plus que jamais les entreprises dans leurs politiques autour de l’alternance, de la formation professionnelle comme de l’apprentissage. Pour anticiper cette transition Sébastien Bouleau a choisi avec son équipe il y a deux ans, dans le but d’optimiser son aide aux entreprises dans leur politique de formation et d’emploi, de moderniser l’ensemble des activités de support, de contrôle et d’administration de l’OPCA.

Son souhait : être en capacité de faire de l’analyse des données collectées. Ces données collectées à l’échelle du territoire national vont permettre à l’OPCO de proposer à ses clients des outils de prises de décisions efficaces.

« Tout est tourné autour des API. Notre système peut désormais échanger avec le SI des prestataires de formations : on peut évaluer l’après formation par exemple, on peut aussi payer plus rapidement grâce aux échanges de données. Cette réforme ne pouvait se faire sans révolution informatique et nous sommes désormais prêt a l’accompagner »
Sébastien Bouleau, secrétaire Général d’Agefos PME

L’interface au cœur du projet

Agefos PME, de part ses interactions avec les différentes entités de la formation, avait un grand besoin d’interface pour l’aider à communiquer avec la caisse des dépôts, les stagiaires, les entreprise et les prestataires de formations (et demain l’URSSAF ou France Compétences). Raison pour laquelle Agefos PME a privilégié la solution Salesforce : un logiciel permettant une forte collaboration grâce à des interface de programmation applicative API ouvertes dont la qualité n’est plus à prouver et la documentation irréprochable. Cela a été le critère déterminant dans le choix de Salesforce qui fournit une brique solide permettant une unification du système d’information. Cela a permis notamment de consolider les 6 flux de captations de données existants en une plateforme unique.

La mise en œuvre a bénéficié d’une forte conduite du changement auprès des 1000 salariés d’Agefos PME et l’accompagnement de Salesforce Professional Services.

« Nous n’avions pas le temps au regard de notre calendrier d’accompagner suffisamment nos collaborateurs, mais ils ont été remarquablement résiliant ! »
Sébastien Bouleau, secrétaire Général d’AGEFOS PME

Cela a conduit à la mise en place de référents dans les différentes unités d’Agefos PME pour aider et accompagner les utilisateurs.

La plateforme réalisée permet de gérer l’ensemble du flux de documents validant l’action de formation et son cadre et administre l’ensemble du processus avec le « client ».

Notre avis :

Agefos PME a su mener une transformation numérique courageuse et l’américain SalesForce à un vrai désir d’accompagner les acteurs de la formation. Il serait souhaitable que d’autres OPCO se rapproche d’Agefos PME pour peut-être reproduire l’expérience car une fois que SalesForce sait adapter son logiciel à un secteur il lui est très facile de le reproduire pour un autre acteur.

Qui sait la Caisse des dépôts pourrait aussi travailler avec SalesForce pour mettre en place l’APP CPF car elle aussi aura un grand besoin d’interface avec ses utilisateurs : les française qui souhaitent se former mais aussi les entreprises qui leur propose une formation (sans API l’APP sera un échec cuisant). Rappelons que SalesForce est ce qui fait tourner des sociétés comme Uber, des marques comme Adidas (SalesForce est la 4ème plateforme d’e-commerce mondiale) ou des entreprises de formation comme Lingueo.